Bu nedenle, değişikliği ele almanın en iyi yolu, ondan kaçınmak yerine onu yönetmektir. Ekipler gereksiz değişikliklere direnmelidir, ancak projeye ve organizasyona daha fazla değer katabilecek yeni fırsatlara açık kalmak da önemlidir.
Değişiklik talebinin çok basit bir tanımı, bir ürün veya sistemi değiştirme önerisidir ve genellikle müşteri veya başka bir ekip üyesi tarafından dile getirilir. Bir müşteri, üzerinde anlaşmaya varılan teslimatları değiştirmek istediğinde bu proje sırasında gerçekleşebilir.
Bir değişiklik talebi, herhangi bir belgeyi, teslimatı, iş emrini, görevi, talep edilen malzeme miktarını veya temel planı artırmak, azaltmak veya değiştirmek için yapılan bir taleptir. Bu, projenin parametreleri üzerinde anlaşmaya varıldıktan veya temel alındıktan ve proje yürütülürken meydana gelen resmi, yazılı bir taleptir. ISETIA’da, değişiklik talepleriyle ilgili belgeleri saklayabilir ve herhangi bir talepte dinamik iş akışı uygulayabilirsiniz.
ISETIA, kullanıcıların taleplerini ortak bir veri ortamında çevrimiçi olarak dijitalleştirmelerine olanak tanıyan Değişiklik Talep Modülünü sağlar.
Onaylanmış bir değişiklik talebi, entegre değişiklik süreçleri aracılığıyla işlenmiş bir değişiklik talebi türüdür. Değişiklik talebi genellikle talep sahipleri tarafından sunulur, farklı taraflarca gözden geçirilir ve projenin paydaşları tarafından onaylanır. ISETIA’nın, kimin talep gönderebileceğini, kimin onay verebileceğini, onay için hangi belgelerin gerektiğini, belge kontrol listelerini ve onay kontrol listelerini belirtme fırsatı sunan esnek rol tabanlı ayrıcalık sistemleri vardır. Tüm talepler, talep edildiğinde, onaylandığında ve ISETIA Panosundaki aşama hareketiyle bağlantılı olarak sistemde kaydedilir.
Ayrıca ISETIA, tüm değişiklik talepleri için iletişim kurma, yorum ekleme, notlar ve açıklamalar yazma imkanı da sunar.
Her sektör ve organizasyon, değişiklik talebi sürecinde veri toplama için farklı şablonlara ve gereksinimlere sahiptir. Kullanıcı, gerekli veri özniteliklerini (Sınırsız Kullanıcı Tanımlı Alanlar) içeren bir veri seti oluşturabilir ve ISETIA’da verileri esnek bir şekilde yönetmeye uygun görünümler ve formlar yapılandırabilir.
Bu, Görevler, İş Emirleri, Sözleşme Maddeleri, BoQ Maddeleri ve ISETIA Panosunda bulunan herhangi bir süreç öğesiyle ilgili ayrıntıların bir koleksiyonudur.
Değişiklik talebi, değiştirilecek birçok teknik parametreyi açıklayabilir ve hem yatırımcıdan hem de yükleniciden onay gerektirebilir. Değişiklik Talebi Modülü, tüm değişikliklerin ve onay sürecinin mükemmel bir görünürlüğünü sağlar. Bu, süreç yönetimi işlevselliğinin bir uzantısıdır. Bu sayede, tek bir Görev, İş Emri veya Süreç Öğeleri Kartı ile çok sayıda ayrıntı yakalanabilir.
Değişiklik Talebi Modülünün tipik kullanımı, Değişiklik Talebi Yönetimidir; burada düzinelerce alan, değişiklik talebinin temel verileri ile önerilen öznitelikleri arasındaki farkı temsil edebilir.
Değişiklik taleplerinin etkili yönetimi için beş ipucu:
1.Gerekli destekleyici materyalleri talep edin.
2. Değişiklik talebinin kapsam dahilinde mi yoksa dışında mı olduğunu belirleyin.
3. Ekibinizin değişiklik talebinin önceliğini değerlendirmesini sağlayın.
4. Değişiklik talebini onaylayın veya reddedin.
5.İleriye dönük bir eylem planı üzerinde karar verin.
ISETIA, iş akışınızı yönetmenize ve takip etmenize yardımcı olur ve her ekip üyesinin süreçte yer almasını sağlar. Her adım, dahili bir aşama günlüğüyle kaydedilir ve böylece bir sorun oluştuğunda geri dönüp adımlarınızı tekrar gözden geçirebilirsiniz.
Değişiklikleri kontrol etme yeteneği, proje başarısı için son derece önemlidir.